Tingkatkan Layanan dan Tata Kelola Organisasi, Bawaslu Gelar RDK Bahas SOP dan Pengelolaan Arsip

Mojokerto - Bawaslu Kota Mojokerto gelar kegiatan Rapat Dalam Kantor dengan tema “Tata Cara Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Digitalisasi Arsip di Lingkungan Bawaslu Kota Mojokerto”, Rabu, (21/10/20).

Diikuti oleh Komisioner serta jajaran sekretariat  Bawaslu Kota Mojokerto kegiatan ini dibuka oleh Koordinator Divisi SDMO Dian Pratmawati, S.Pd.

Dalam pembukaanya, Dian menyampaikan  SOP adalah penyelenggaraan tata kelola kepemerintahan yang baik dan bersih (good governance and clean government) yang berupa perbaikan dan penyempurnaan proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

“Sebagai upaya untuk mewujudkan pelayanan yang berkualitas tersebut diperlukan ketersediaan SOP sebagai pedoman/petunjuk untuk mengetahui/memahami akan suatu prosedur pelayanan yang dilakukan oleh aparatur” ungkapnya.

“Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah agar semua staf Bawaslu Kota mengerti dan memahami pentingnya penerapan SOP serta Digitalisasi Arsip di Lingkungan Bawaslu Kota Mojokerto”. tambah  Dian.

Hadir sebagai Pemateri pertama Koordinator Divisi Organisasi dan Datin Bawaslu Provinsi Jawa Timur Eka Rahmawati S.Sos menyampaikan SOP dilaksanakan untuk meningkatkan kualitas layanan untuk memperbaiki tata kelola organisasi.  Mengingat Bawaslu adalah Lembaga  terpercaya.

“ Kenapa harus ada SOP adalah agar ada standarisasi serta keadilan karena perlakuan yang sama saat kita memberikan pelayanan” jelas Eka.

Dalam materinya Eka juga menyampaikan tentang prinsip-prinsip penyusunan SOP, prosedur penulisan SOP, penulisan serta penerapan SOP.

RDK Tata Cara Standar Operasional Prosedur dan Digitalisasi Arsip

Sebagai pemateri ke 2 hadir Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Mojokerto, Iswahyudi S.sos.

Iswahyudi menyampaikan digitalisasi arsip adalah suatu sistem pengumpulan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer  berupa dokumen elektronik/E-Documents yang bertujuan supaya dokumen mudah dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.

“Dalam menggunakan arsip elektronik kita membutuhkan yang disebut hardware dan software. Dua alat tersebut penting dalam implementasi system kearsipan eleltronik, sehingga harus ditentukan dan dianalisa hardware dan software apa yang akan digunakan dalam sistem kearsipan tersebut” terang Iswahyudi.

Diujung materi Iswahyudi berpesan meskipun kita menggunakan arsip digital bukan berarti kita melupakan arsip konvensional. Kedua hal tersebut harus tetap berjalan dengan tertib.