Seri ke-9 "Ngopi Arsip", Tekankan Tata Kelola Arsip yang Tertib dan Akuntabel

Upaya Bawaslu Jawa Timur dalam mewujudkan tata kelola lembaga yang profesional dan akuntabel terus digencarkan. Sebagai puncak rangkaian diskusi "Ngopi Arsip" yang telah berjalan selama sembilan seri, Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia dan Organisasi Bawaslu Jatim, Nur Elya Anggraini, memberikan arahan tegas kepada seluruh jajaran Bawaslu Kabupaten/Kota terkait pentingnya ketertiban pengelolaan arsip.

Dalam penutupan diskusi yang digelar pada Selasa (28/04/2026), Ely mengingatkan bahwa esensi dari rangkaian pertemuan ini bukan sekadar pemahaman teoretis, melainkan implementasi di lapangan.

“Tidak terasa ini seri ke-9. Yang terpenting dari seluruh proses belajar ini adalah tindak lanjut dari apa yang telah kita diskusikan. Komitmen dalam melaksanakannya adalah kunci,” ujar alumni Universitas Jember ini.

Salah satu poin krusial yang ditekankan adalah prosedur pemusnahan arsip. Ely mewanti-wanti seluruh Kabupaten/Kota untuk ekstra hati-hati agar tidak melanggar regulasi yang dapat berimplikasi hukum di kemudian hari.

Ia menargetkan setiap unit kerja sudah dapat menyampaikan usulan pemusnahan arsip maksimal pada pertengahan tahun ini. "Dua bulan dari sekarang adalah waktu yang cukup untuk menyampaikan usulan. Harus ada penilaian dari masing-masing sub-bagian sebelum arsip dimusnahkan," jelasnya.

Selain pemusnahan, digitalisasi menjadi fokus utama, terutama bagi dokumen yang memiliki ketahanan fisik rendah. "Nota atau dokumen yang cepat luntur seperti nota SPBU harus segera didigitalisasi untuk menjaga keberlangsungan informasi," tambahnya.

Bagi kantor Bawaslu Kabupaten/Kota yang menghadapi kendala keterbatasan ruang penyimpanan fisik, Ely mendorong langkah-langkah inovatif dan konkret. Penggunaan kontainer arsip disarankan sebagai solusi sementara untuk menjaga keamanan dokumen, sembari proses digitalisasi terus berjalan secara simultan.

Sebagai bentuk dukungan penuh, Bawaslu Jatim berkomitmen untuk terus mendampingi Bawaslu Kabupaten/Kota dalam menghadapi tantangan teknis pengelolaan arsip. Ely menegaskan bahwa pihaknya membuka ruang konsultasi seluas-luasnya bagi daerah yang membutuhkan pendampingan, mulai dari tahapan pemilahan, penilaian, hingga proses akhir kearsipan.

“Kalau dikerjakan bersama-sama, tahapan pengelolaan arsip akan terasa jauh lebih mudah. Bawaslu Jatim selalu membuka diri untuk berkolaborasi,” pungkasnya.

Melalui komitmen ini, Bawaslu Jawa Timur optimis bahwa tata kelola kearsipan yang tertib akan menjadi fondasi kuat dalam menjaga akuntabilitas lembaga di masa depan.