Bukan Sekadar Tumpukan Kertas: Bawaslu Jatim Rancang Strategi “Menjaga Warisan”
|
Arsip sering kali dipandang sebelah mata sebagai tumpukan kertas usang, namun bagi Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Provinsi Jawa Timur, arsip adalah "napas" akuntabilitas lembaga. Mengusung tema filosofis “Menjaga Warisan, Membangun Masa Depan”, Bawaslu Jatim resmi menggelar Rapat Outlook Arsip 2026 guna memperkuat tata kelola kearsipan yang tertib dan sesuai regulasi di seluruh wilayah Jawa Timur. (06/01/26)
Kegiatan strategis ini menjadi komitmen Bawaslu untuk memastikan bahwa setiap rekam jejak pengawasan pemilu tersimpan dengan aman, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Anggota Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Nur Elya Anggraini, menegaskan bahwa fokus kerja tahun 2026 tidak hanya berkutat pada penyimpanan, tetapi juga pada aspek pemeliharaan dan pemusnahan yang selektif.
"Pengelolaan arsip bukan sekadar tentang gudang yang penuh. Kita bicara tentang ketelitian dalam memilah mana yang merupakan arsip permanen dan mana yang non-arsip, semua harus merujuk pada jadwal retensi dan ketentuan Perbawaslu", tegas Kordiv SDM dan Organisasi tersebut.
Nur Elya juga memaparkan bahwa pemusnahan arsip bukanlah proses yang sembarangan. Ada jalur birokrasi yang ketat dan berjenjang yang harus dilalui. Adapun alurnya sebagai berikut:
- Penyeleksian arsip secara mendalam.
- Penyusunan Daftar Arsip Usul Musnah (DAUM).
- Pembentukan tim penilai internal.
- Persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Bawaslu RI.
- Eksekusi pemusnahan yang wajib disaksikan oleh unit hukum dan disertai berita acara resmi.
Nur Elya juga menekankan pentingnya pemahaman masa retensi arsip, di antaranya arsip kepegawaian PNS/ASN dengan masa inaktif maksimal sembilan tahun dan arsip keuangan dengan masa inaktif delapan tahun. Sementara itu, arsip substantif dan fasilitatif tertentu tetap disimpan secara permanen, baik di unit kerja, lembaga kearsipan daerah, maupun lembaga kearsipan provinsi.
Semangat tata kelola arsip ini langsung disambut baik di tingkat daerah. Ketua Bawaslu Kota Mojokerto, Dian Pratmawati, menyatakan bahwa pihaknya telah mengambil langkah konkret untuk menindaklanjuti arahan tersebut.
“Kami sudah tancap gas. Sejak Senin kemarin, penyusunan Daftar Arsip Usul Musnah (DAUM) sudah mulai kami agendakan. Bahkan untuk klasifikasi arsip yang memiliki retensi 1 hingga 2 tahun sudah masuk list usul musnah yang kita buat di akhir tahun 2025. Besok, kami akan kembali menggelar rapat internal untuk menginventarisir seluruh arsip yang ada agar penataannya lebih berkelanjutan,” ungkap Dian dengan optimis.
Melalui Outlook Arsip 2026, Bawaslu Jatim berharap pengelolaan arsip tidak lagi dianggap sebagai beban administrasi semata. Sebaliknya, hal ini menjadi langkah besar dalam membangun fondasi organisasi yang modern, transparan, dan menghargai sejarah sebagai warisan informasi yang tak ternilai bagi generasi pengawas pemilu mendatang.
