Bawaslu Kota Mojokerto Dorong Digitalisasi Arsip Lewat E-Arsip

Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja dan tata kelola dokumen kelembagaan, Bawaslu Kota Mojokerto mulai menginisiasi penggunaan E-Arsip, sebuah sistem penyimpanan dokumen digital yang dirancang untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan arsip secara modern.

Ketua Bawaslu Kota Mojokerto, Dian Pratmawati, menyampaikan bahwa digitalisasi arsip merupakan kebutuhan mendesak di era saat ini. Melalui sistem E-Arsip, setiap divisi diharapkan dapat lebih mudah menyimpan dan menemukan kembali dokumen penting yang sebelumnya hanya tersimpan secara manual.

"Aplikasi arsip digital ini akan memudahkan kita dalam proses penyimpanan dan pencarian ulang dokumen. Langkah awalnya adalah membuat rekap dokumen sekaligus memindainya, agar sesuai dengan isi box arsip fisik dari masing-masing divisi", jelas Dian dalam kegiatan Peningkatan Kapasitas SDM Sekretariat Bawaslu Kota Mojokerto.

Dalam kegiatan tersebut, seluruh jajaran sekretariat diberikan pemahaman teknis dan prosedural terkait pengelolaan arsip digital, mulai dari proses digitalisasi hingga pengaturan retensi arsip.

Sementara itu, Anggota Bawaslu Kota Mojokerto, Ilham Bagus Priminanda, turut menekankan pentingnya memilah jenis arsip berdasarkan sifatnya. Ia menyoroti bahwa tidak semua dokumen dapat diperlakukan sama, terutama yang bersifat permanen.

"Kita perlu memperhatikan retensi arsip. Ada arsip yang harus disimpan permanen, seperti dokumen terkait penanganan pelanggaran. Ini harus menjadi perhatian khusus dalam sistem E-Arsip", tegas Ilham.

Arsip merupakan catatan tertulis, lisan, atau visual dari aktivitas masa lalu, baik dalam bentuk fisik maupun elektronik, yang disimpan sebagai referensi resmi. Seiring perkembangan teknologi, pengelolaan arsip secara digital menjadi pilihan utama banyak lembaga karena berbagai kelebihannya, antara lain:
- Akses lebih cepat dan efisien
- Hemat ruang penyimpanan
- Meminimalkan risiko kerusakan fisik dokumen
- Mendukung prinsip transparansi dan akuntabilitas

E-Arsip menjadi solusi strategis untuk menjawab tantangan zaman, sekaligus menjamin keberlanjutan dokumentasi kelembagaan yang rapi, aman, dan mudah diakses. Dengan semangat digitalisasi ini, Bawaslu Kota Mojokerto berkomitmen menciptakan tata kelola dokumen yang lebih modern dan adaptif, mendukung kerja-kerja pengawasan, pencegahan dan penindakan yang semakin kompleks dalam penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan.