Baperan Edisi Arsip: Ilham Tegaskan Pentingnya Penataan dan Klasifikasi E-Arsip Bawaslu

Pengelolaan arsip bukan hanya soal menyimpan dokumen, tetapi tentang bagaimana mengelolanya secara sistematis dan akuntabel. Hal inilah yang menjadi fokus dalam kegiatan Baperan (Bedah Aturan Pemilu Rutinan) yang digelar oleh Anggota Bawaslu Kota Mojokerto, Ilham Bagus Priminanda, pada Senin, 4 Agustus 2025.

Kegiatan yang menjadi forum rutin Divisi Hukum tersebut kali ini membedah Peraturan Bawaslu Nomor 10 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis. Dalam paparannya, Ilham menyampaikan bahwa arsip adalah tulang punggung informasi kelembagaan yang harus ditata dan dikelola sesuai standar nasional, termasuk dalam bentuk digital atau E-Arsip. Ruang lingkup dari Perbawaslu ini yaitu Organisasi Kearsipan, Pengelolaan Arsip Aktif, Pengelolaan Arsip Inaktif, Pengelolaan Arsip Vital, Pengelolaan Arsip Terjaga, Alih Media, dan Penyusutan Arsip. Salah satu tujuan dari Perbawaslu ini yaitu standarisasi dalam penerapan sistem kearsipan di seluruh unit kerja sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

"Masih banyak hal yang harus kita perbaiki lagi dalam pengelolaan arsip, terutama di E-Arsip yang kita gunakan. Kita perlu menambahkan klasifikasi seperti Arsip Vital, Arsip Terjaga, atau jenis lainnya agar lebih tertata dan fungsional", ujar Ilham.

Lebih lanjut, ia menjelaskan tentang pentingnya pengelompokan arsip berdasarkan tiga jenis himpunan utama:

* Series, merupakan himpunan Arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis/bentuk redaksi, misalnya himpunan surat keputusan, surat tugas, dan sebagainya.

* Rubrik, merupakan himpunan Arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah/perihal/pokok persoalan tetapi tidak berhubungan satu sama lain, misalnya himpunan Arsip masalah SDM, hukum, dan barang/jasa.

* Dosir, merupakan himpunan Arsip yang disusun berdasarkan kesamaan urusan/masalah/perihal/pokok persoalan tetapi mempunyai hubungan satu sama lain, misalnya dosir pegawai dan dosir gedung.

"Selama ini sebagian besar arsip kita masuk ke kategori series. Ke depan, tiap divisi harus mulai membuat folder terpisah untuk kategori rubrik dan dosir. Ini sangat penting, apalagi saat kita menghadapi hal-hal krusial seperti proses PHPU (Perselisihan Hasil Pemilu)", tambahnya.

Kegiatan Baperan ini menjadi bagian dari upaya Divisi Hukum Bawaslu Kota Mojokerto dalam meningkatkan kualitas tata kelola dokumen dan informasi, serta memperkuat landasan kelembagaan dalam pengawasan Pemilu yang transparan dan profesional.